Niezapłacona faktura, niezwrócona pożyczka, zaległy czynsz: zanim sprawa trafi do sądu, prawie zawsze zaczyna się od wezwania do zapłaty. To proste pismo, ale od tego, jak je przygotujesz i wyślesz, zależy, czy dłużnik zapłaci bez sądu, od kiedy policzysz odsetki i czy w razie procesu nie stracisz na kosztach. Poniżej znajdziesz dwa gotowe wzory do pobrania, dla osoby prywatnej i dla firmy, oraz aktualne stawki odsetek na 2026 rok.
W skrócie:
Czy trzeba: przepisy nie wymagają wezwania przed każdym pozwem, ale w pozwie musisz napisać, czy próbowałeś rozwiązać spór polubownie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Gdy termin zapłaty nie był ustalony, dopiero wezwanie sprawia, że dług staje się wymagalny (art. 455 KC), o ile przepis szczególny nie przewiduje innego terminu. Pożyczkę bez terminu zwrotu trzeba wypowiedzieć, a dłużnik ma 6 tygodni na zwrot (art. 723 KC).
Termin: w praktyce 7 lub 14 dni od doręczenia. Wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Odsetki w 2026 r.: ustawowe za opóźnienie 9,25% rocznie (od 5 marca 2026 r.), w transakcjach handlowych między firmami 13,75% (od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r.).
Firmy: za każdą odrębną transakcję handlową należy się bez wezwania rekompensata 40, 70 albo 100 euro.
Gdy dłużnik nie płaci: pozew o zapłatę, najczęściej z nakazem zapłaty, albo e-sąd z opłatą równą czwartej części zwykłej opłaty (nie mniej niż 30 zł).
Wezwanie do zapłaty - wzory do pobrania
Przygotowaliśmy dwa wzory w wersji do edycji (DOCX) i do wydruku (PDF). Każdy ma przypisy, które wyjaśniają, co wpisać w danym miejscu.
Wezwanie do zapłaty dla osoby prywatnej (np. niezwrócona pożyczka, zaległa zapłata za usługę lub rzecz):
Czym jest wezwanie do zapłaty i kiedy jest obowiązkowe przed pozwem
Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel żąda od dłużnika zapłaty określonej kwoty w wyznaczonym terminie. Nie ma ustawowego wzoru ani wymogu formy, ale ma kilka ważnych skutków prawnych.
Nie ma ogólnego obowiązku wysłania wezwania przed pozwem. Są jednak trzy powody, dla których warto to zrobić zawsze:
Wymagalność długu. Jeżeli termin zapłaty nie był ustalony, dłużnik ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC), o ile przepis szczególny nie przewiduje innego terminu. Bez wezwania nie ma opóźnienia, a więc nie ma też odsetek. Ważny wyjątek to pożyczka bez ustalonego terminu zwrotu: trzeba ją wypowiedzieć, a pożyczkobiorca ma 6 tygodni od wypowiedzenia na zwrot (art. 723 KC). Wzór dla osoby prywatnej ma taki wariant.
Wymogi pozwu. Pozew musi zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a jeśli nie, wyjaśnienie dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Wezwanie z propozycją kontaktu jest najprostszym dowodem takiej próby.
Koszty procesu. Jeżeli pozwany nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uzna roszczenie przy pierwszej czynności w sądzie, to on dostaje zwrot kosztów, mimo że przegrał (art. 101 KPC). Wysłane wezwanie pokazuje, że dłużnik miał szansę zapłacić bez sądu.
Wezwanie jest też warunkiem wpisu dłużnika do biura informacji gospodarczej (BIG), ale wpis nie jest dostępny automatycznie każdemu wierzycielowi. Wierzyciel musi mieć pisemną umowę z biurem (art. 12 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych). Dług musi wynosić co najmniej 200 zł przy konsumencie albo 500 zł przy firmie, być wymagalny od co najmniej 30 dni, a od jego wymagalności nie może minąć 6 lat. Od wysłania wezwania z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu musi minąć co najmniej miesiąc (art. 14 i 15). Ostrzeżenie musi zawierać nazwę i adres biura, informację o prawie dłużnika do zgłoszenia sprzeciwu (art. 15a ust. 2) oraz informację, że nie stosuje się art. 21 ust. 1 RODO (art. 3 ust. 5). Osoba prywatna, która nie prowadzi działalności, może co do zasady przekazać dane do BIG dopiero po uzyskaniu tytułu wykonawczego (art. 16).
Przedsądowe wezwanie do zapłaty a zwykłe ponaglenie: czym się różnią
Przepisy nie znają pojęcia „przedsądowe wezwanie do zapłaty". To nazwa zwyczajowa, która podkreśla, że kolejnym krokiem będzie pozew. Prawnie liczy się treść pisma, a nie jego tytuł. W praktyce firmy stosują dwa etapy:
| Ponaglenie (przypomnienie o płatności) | Przedsądowe wezwanie do zapłaty |
|---|
Kiedy | kilka dni po terminie płatności | gdy ponaglenie nie pomogło albo od razu przy poważnym opóźnieniu |
Forma | e-mail, SMS, telefon | list polecony za potwierdzeniem odbioru, ewentualnie także e-mail |
Treść | uprzejme przypomnienie o fakturze | dokładna kwota, odsetki, termin, rachunek, zapowiedź sądu i ewentualnie BIG |
Znaczenie w sądzie | słaby dowód próby polubownej | dowód próby polubownej i doręczenia; przy braku terminu zapłaty otwiera bieg odsetek |
Ani ponaglenie, ani wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa je dopiero czynność przed sądem albo uznanie długu przez dłużnika (art. 123 § 1 KC). Wrócimy do tego niżej.
Co musi zawierać wezwanie: wzór z omówieniem każdego punktu
Miejscowość i data. Data pisma przyda się do liczenia terminów, ale termin zapłaty liczy się od doręczenia.
Dane wierzyciela i dłużnika. Imię i nazwisko albo firma, adres, przy firmach NIP i KRS. Te same dane wpiszesz potem w pozwie.
Kwota główna, cyfrowo i słownie. Jeżeli dłużnik zapłacił część, wpisz tylko pozostałą kwotę.
Podstawa roszczenia. Umowa z datą, numer faktury, opis usługi. Dłużnik nie może mieć wątpliwości, o jaki dług chodzi.
Odsetki. Rodzaj (ustawowe za opóźnienie albo w transakcjach handlowych) i data, od której je liczysz. Nie musisz podawać kwoty odsetek, wystarczy „do dnia zapłaty".
Termin zapłaty i rachunek bankowy. Najczęściej 7 albo 14 dni od doręczenia.
Zapowiedź dalszych kroków. Pozew, koszty sądowe i egzekucyjne, ewentualnie ostrzeżenie o wpisie do BIG ze wszystkimi wymaganymi informacjami.
Propozycja kontaktu. Telefon lub e-mail i gotowość do rozmowy o ratach. To dokumentuje próbę polubownego rozwiązania sporu.
Podpis. W firmie: osoba uprawniona do reprezentacji albo pełnomocnik.
Załączniki. Kopie faktur, umowy, potwierdzenia dostawy. Nie są obowiązkowe, ale skracają dyskusję.
Dobre wezwanie jest krótkie i rzeczowe. Groźby wykraczające poza zapowiedź drogi prawnej, np. informowanie sąsiadów czy pracodawcy dłużnika, mogą naruszać jego dobra osobiste i obrócić się przeciwko wierzycielowi.
Jak wysłać wezwanie, żeby mieć dowód doręczenia
Najbezpieczniej wysłać wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachować: kopię pisma, potwierdzenie nadania i zwrotkę. Oświadczenie jest złożone, gdy doszło do dłużnika tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 KC), więc liczy się adres, pod którym dłużnik rzeczywiście mieszka lub prowadzi działalność. Adres firmy sprawdzisz w CEIDG albo KRS.
Inne sposoby:
osobiście, z podpisem dłużnika i datą odbioru na Twojej kopii,
e-mailem, jeśli strony w umowie przewidziały taki kanał korespondencji; warto wysłać e-mail równolegle z listem, bo dłużnik szybciej go przeczyta,
na adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia), jeżeli dłużnik go posiada.
Przy wpisie do BIG ustawa wymaga wysłania wezwania listem poleconym, doręczenia go do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych. Zwykły e-mail wystarczy tylko wobec dłużnika niebędącego konsumentem i tylko wtedy, gdy umowa wprost przewiduje taki sposób wysyłania wezwania (art. 15 ust. 1a).
Jaki termin zapłaty wyznaczyć i od kiedy liczyć odsetki
Przepisy nie określają terminu w wezwaniu. Standardem jest 7 dni od doręczenia, przy większych kwotach lub dłużnikach-konsumentach często 14 dni. Zbyt krótki termin, np. 24 godziny, nie unieważnia wezwania, ale w sądzie może zostać oceniony jako nierealny.
Od kiedy liczyć odsetki:
jeżeli termin zapłaty był ustalony (w umowie, na fakturze), odsetki należą się od dnia następującego po tym terminie, niezależnie od wezwania (art. 481 § 1 KC),
jeżeli termin nie był ustalony, odsetki liczy się od dnia następującego po upływie terminu wskazanego w wezwaniu (art. 455 KC),
przy pożyczce bez terminu zwrotu odsetki należą się od dnia następującego po upływie 6 tygodni od wypowiedzenia (art. 723 KC).
Rodzaj odsetek | Wysokość | Od kiedy obowiązuje | Kiedy stosować |
|---|
Odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 § 2 KC) | 9,25% rocznie | od 5 marca 2026 r. | długi osób prywatnych, długi konsumentów wobec firm |
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych | 13,75% rocznie | od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. | faktury między przedsiębiorcami |
To samo, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy | 11,75% rocznie | od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. | np. szpital publiczny jako dłużnik |
Źródła: obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z 8 kwietnia 2026 r. (M.P. 2026 poz. 367) i obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 czerwca 2026 r. (M.P. 2026 poz. 642). Odsetki ustawowe za opóźnienie to stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego, więc zmieniają się razem z nią; odsetki handlowe ogłasza się na każde półrocze.
Przykład: pożyczka 10 000 zł miała być zwrócona do 31 lipca 2026 r. Za 60 dni opóźnienia odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą ok. 152,05 zł (10 000 zł × 9,25% × 60/365). Przy fakturze na tę samą kwotę między firmami byłoby to ok. 226,03 zł.
Od zaległych odsetek nie nalicza się dalszych odsetek, dopóki nie wytoczysz o nie powództwa albo dłużnik nie zgodzi się na doliczenie ich do długu (art. 482 § 1 KC).
Wezwanie do zapłaty między firmami: odsetki handlowe i rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Jeżeli dług wynika z transakcji handlowej, czyli odpłatnej dostawy towaru lub usługi między przedsiębiorcami, stosuje się ustawę o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Daje ona wierzycielowi dwa dodatkowe uprawnienia, oba przysługujące bez wezwania:
wyższe odsetki: odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia wymagalności do dnia zapłaty, jeżeli wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie dostał zapłaty w terminie (art. 7 ust. 1),
rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ust. 1), w stałej kwocie zależnej od wartości świadczenia.
Wartość świadczenia | Rekompensata | Przykładowo w zł* |
|---|
do 5 000 zł | 40 euro | 174,69 zł |
powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł | 70 euro | 305,70 zł |
od 50 000 zł | 100 euro | 436,72 zł |
* Przeliczenie po średnim kursie NBP z 30 września 2026 r. (4,3672 zł), właściwe dla należności, które stały się wymagalne w październiku 2026 r. Kurs przyjmuje się z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a).
Rekompensata należy się od dnia, w którym wierzyciel nabył prawo do odsetek, nawet jeśli opóźnienie trwało jeden dzień. Przysługuje ona od każdej transakcji handlowej (art. 10 ust. 3), a nie od każdego dokumentu księgowego: jedna umowa może obejmować kilka faktur, a jedna faktura kilka transakcji. W praktyce faktura za osobne zamówienie często dokumentuje odrębną transakcję, ale nie wynika to z samego wystawienia faktury. Przy uzgodnionym harmonogramie płatności rekompensata należy się od każdej niezapłaconej części (art. 11 ust. 2). Jeżeli rzeczywiste koszty odzyskiwania długu, np. wynagrodzenie firmy windykacyjnej, były wyższe, można żądać także zwrotu nadwyżki w uzasadnionej wysokości (art. 10 ust. 2). W wezwaniu warto doliczyć rekompensatę wprost, bo wielu dłużników płaci wtedy całość, żeby uniknąć sądu.
Przy okazji: w transakcjach między firmami termin zapłaty w umowie co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2). Wyjątek: gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mały albo średni przedsiębiorca, termin nie może przekroczyć 60 dni bez względu na ustalenia stron (art. 7 ust. 2a).
Dłużnik nie zapłacił: nakaz zapłaty, e-sąd i co dalej
Po bezskutecznym upływie terminu z wezwania zostaje droga sądowa. W sprawach o zapłatę sąd wydaje zwykle nakaz zapłaty bez rozprawy (art. 480¹ KPC). Dłużnik ma dwa tygodnie od doręczenia nakazu, żeby zapłacić albo go zaskarżyć, jeżeli doręczenie następuje w Polsce; przy doręczeniu za granicę termin jest dłuższy (art. 480² § 2 KPC). Jeżeli tego nie zrobi, nakaz staje się prawomocny i po nadaniu klauzuli wykonalności możesz skierować sprawę do komornika.
Droga | Kiedy wybrać | Opłata od pozwu |
|---|
Pozew do sądu (postępowanie upominawcze) | typowa sprawa o zapłatę | pełna opłata według wartości roszczenia (tabela niżej, art. 13 u.k.s.c.) |
Postępowanie nakazowe | masz zaakceptowany przez dłużnika rachunek albo wezwanie do zapłaty i pisemne uznanie długu przez dłużnika (art. 485 § 1 KPC) | czwarta część opłaty, nie mniej niż 30 zł (art. 19 ust. 2 pkt 1 i art. 20 ust. 1 u.k.s.c.) |
E-sąd (EPU) | prosty dług wymagalny w ciągu ostatnich 3 lat (art. 505²⁹ᵃ KPC), dłużnik z adresem w Polsce | czwarta część opłaty, nie mniej niż 30 zł (art. 19 ust. 2 pkt 2 i art. 20 ust. 1 u.k.s.c.) |
Wartość roszczenia | Opłata od pozwu |
|---|
do 500 zł | 30 zł |
ponad 500 zł do 1 500 zł | 100 zł |
ponad 1 500 zł do 4 000 zł | 200 zł |
ponad 4 000 zł do 7 500 zł | 400 zł |
ponad 7 500 zł do 10 000 zł | 500 zł |
ponad 10 000 zł do 15 000 zł | 750 zł |
ponad 15 000 zł do 20 000 zł | 1 000 zł |
ponad 20 000 zł | 5% wartości, nie więcej niż 200 000 zł |
Art. 13 ust. 1 i 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. W postępowaniu nakazowym i w e-sądzie pobiera się czwartą część tej opłaty, nie mniej niż 30 zł.
E-sąd jest najtańszy i najszybszy, ale ma pułapkę: jeżeli dłużnik wniesie sprzeciw, sąd umarza postępowanie (art. 505³⁶ KPC). Wtedy masz trzy miesiące na złożenie zwykłego pozwu, żeby zachować skutki wniesienia pozwu w e-sądzie, w tym przerwanie przedawnienia (art. 505³⁷ § 2 KPC). Jeżeli spodziewasz się, że dłużnik będzie się bronił, lepiej od razu złożyć pozew w sądzie.
Warto też wiedzieć, jak będzie wyglądała druga strona sprawy. Opisujemy to w tekstach o obronie przed komornikiem i o tym, czy komornik może zająć konto bankowe i jaka kwota jest wolna od zajęcia.
Kiedy roszczenie się przedawnia
Ogólny termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe (np. czynsz) i roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata (art. 118 KC). Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata. Bieg przedawnienia zaczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 120 § 1 KC). Dla niektórych umów przewidziano terminy szczególne, często dwuletnie, np. przy sprzedaży dokonanej przez przedsiębiorcę (art. 554 KC), umowie o dzieło (art. 646 KC) czy zleceniu wykonywanym zawodowo (art. 751 KC). O terminie decyduje rodzaj umowy, a nie sama faktura.
Przykład: jeżeli roszczenie gospodarcze podlega ogólnemu trzyletniemu terminowi i stało się wymagalne 15 marca 2024 r., przedawni się co do zasady 31 grudnia 2027 r. Przed zastosowaniem tej reguły trzeba sprawdzić, czy dla danego rodzaju umowy nie przewidziano terminu szczególnego. Pożyczka prywatna, która miała być zwrócona 15 marca 2024 r., przedawni się 31 grudnia 2030 r.
Co przerywa przedawnienie (art. 123 § 1 KC):
pozew, wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, wniosek egzekucyjny i inne czynności przed sądem lub komornikiem podjęte w celu dochodzenia roszczenia,
uznanie długu przez dłużnika, np. pisemne potwierdzenie salda albo ugoda. Prośba o rozłożenie na raty czy częściowa zapłata mogą stanowić tzw. niewłaściwe uznanie długu, ale zależy to od okoliczności i nie zawsze przerywa przedawnienie.
Samo wezwanie do zapłaty przedawnienia nie przerywa. Po przerwaniu termin biegnie od nowa (art. 124 § 1 KC). Uwaga przy konsumentach: po upływie terminu przedawnienia nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przeciwko konsumentowi (art. 117 § 2¹ KC), a sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu. Wyjątkowo sąd może, po rozważeniu interesów stron, nie uwzględnić upływu terminu, jeżeli wymagają tego względy słuszności (art. 117¹ KC).
Kiedy warto zlecić wezwanie i windykację prawnikowi
Wezwanie w prostej sprawie napiszesz sam według wzoru. Pomoc prawnika ma sens, gdy:
dłużnik kwestionuje dług, jakość usługi albo potrąca swoje roszczenia,
kwota jest wysoka albo dług jest bliski przedawnienia,
chcesz uzyskać od dłużnika pisemne uznanie długu albo ugodę z harmonogramem spłat, które przerwą przedawnienie i otworzą postępowanie nakazowe,
masz wiele niezapłaconych faktur i potrzebujesz stałej obsługi windykacyjnej,
dłużnik wyprowadza majątek i trzeba rozważyć zabezpieczenie roszczenia albo skargę pauliańską.
Prawników zajmujących się windykacją należności znajdziesz na Weź Prawnika w Łodzi, Gdańsku, Wrocławiu, Krakowie, Poznaniu, Gdyni i online. Stawka jest widoczna przy profilu przed rezerwacją.
Najczęściej zadawane pytania
Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed pozwem?
Nie ma takiego ogólnego obowiązku, ale w pozwie trzeba podać, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Gdy termin zapłaty nie był ustalony, bez wezwania dług nie stanie się wymagalny, a pożyczkę bez terminu zwrotu trzeba najpierw wypowiedzieć (6 tygodni, art. 723 KC).
Jaki termin wyznaczyć w wezwaniu do zapłaty?
Najczęściej 7 dni od doręczenia, przy wyższych kwotach lub konsumentach 14 dni. Przepisy nie określają minimalnego terminu.
Czy wezwanie do zapłaty można wysłać e-mailem?
Tak, zwłaszcza gdy strony korzystały z tego adresu albo przewidziały go w umowie, ale jako dowód lepszy jest list polecony za potwierdzeniem odbioru. Przy zamiarze wpisu do BIG wymagany jest list polecony, doręczenie do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych; zwykły e-mail tylko wobec firmy, gdy umowa wprost to przewiduje.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. Przedawnienie przerywa czynność przed sądem lub komornikiem albo uznanie długu przez dłużnika (art. 123 § 1 KC).
Ile wynoszą odsetki za opóźnienie w 2026 roku?
9,25% rocznie (od 5 marca 2026 r.), a w transakcjach handlowych między firmami 13,75% rocznie od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r.
Czy można doliczyć 40 euro do wezwania do zapłaty?
Tak, jeśli dług wynika z transakcji handlowej między przedsiębiorcami. Rekompensata wynosi 40, 70 albo 100 euro zależnie od wartości świadczenia, przysługuje bez wezwania i należy się za każdą odrębną transakcję handlową, a nie automatycznie za każdą fakturę. Nie należy się od konsumenta.
