Najem okazjonalny: jak zawrzeć umowę, ile kosztuje notariusz i jak zakończyć najem, gdy najemca się nie wyprowadza

Najem okazjonalny to zwykły najem mieszkania z jedną różnicą, która zmienia wszystko: najemca już przy podpisaniu umowy, u notariusza, zgadza się na to, że jeśli po końcu umowy się nie wyprowadzi, właściciel nie musi go pozywać o eksmisję. Wystarczy wezwanie, a potem wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi, który najemca sam podpisał.

Ta jedna konstrukcja jest powodem, dla którego właściciele go wybierają. Działa jednak tylko wtedy, gdy wszystkie elementy są na miejscu, a każdy brak ma inny skutek. Brak formy pisemnej oznacza, że umowa najmu okazjonalnego jest nieważna. Brak zgłoszenia do urzędu skarbowego odbiera właścicielowi szczególne uprawnienia z art. 19c i 19d ustawy oraz część wyłączeń ochrony lokatora. Wada załączników może uniemożliwić skorzystanie z uproszczonej egzekucji. Ten tekst przechodzi przez wszystkie elementy po kolei i kończy się wzorem umowy do pobrania.

Jeżeli jesteś najemcą i interesuje cię głównie to, co się dzieje, gdy właściciel chce cię wyprowadzić, ochronę przed eksmisją opisujemy osobno w tekście wstrzymanie eksmisji.

Najem okazjonalny, zwykły i instytucjonalny: czym się różnią

Polskie prawo zna trzy rodzaje najmu mieszkania, które różnią się przede wszystkim tym, jak trudno usunąć najemcę, który przestał płacić albo nie wyprowadza się po końcu umowy.

Ten tekst dotyczy najmu okazjonalnego, czyli sytuacji typowej dla prywatnego właściciela jednego czy dwu mieszkań. Najem instytucjonalny jest konstrukcją dla firm wynajmujących zawodowo i ma własne, łagodniejsze dla właściciela zasady.

Kto może wynająć okazjonalnie i na jak długo

Najem okazjonalny jest zarezerwowany dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jeżeli wynajmujesz mieszkanie w ramach firmy, której przedmiotem jest najem, ta forma nie jest dla ciebie.

Umowę zawiera się zawsze na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, i zawsze na piśmie pod rygorem nieważności. Ten sam rygor dotyczy każdej zmiany umowy. Ustalenie „na słowo" albo zwykłą wymianą e-maili nie zachowuje formy pisemnej. Zachowuje ją natomiast dokument opatrzony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi obu stron. Jeżeli w trakcie najmu zmieniacie czynsz, termin albo zakres opłat, róbcie to aneksem podpisanym przez obie strony w jednej z tych dwu form.

Przy zawarciu umowy właściciel ma też obowiązek przekazać najemcy kopię albo wydruk świadectwa charakterystyki energetycznej lokalu, a najemca nie może się tego prawa skutecznie zrzec. Wzór umowy zawiera potwierdzenie przekazania.

Gdy najemców jest kilku, zwłaszcza małżonkowie

Jeżeli w mieszkaniu mają zamieszkać małżonkowie, warto od początku traktować oboje jako najemców. Gdy lokal służy zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych rodziny, oboje mogą stać się najemcami z mocy art. 680¹ Kodeksu cywilnego, nawet jeżeli umowę podpisał tylko jeden z nich.

Dla bezpieczeństwa egzekucji przy kilku najemcach:

• wymień wszystkich najemców w umowie;

• każdy z nich powinien złożyć notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji, które jest tytułem egzekucyjnym na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego;

• żądanie opróżnienia lokalu kieruj do najemcy oraz osób z nim zamieszkujących;

• określ w umowie, czy najemcy odpowiadają solidarnie za czynsz i pozostałe należności.

Wzór umowy niżej ma wariant dla kilku najemców.

Standardowe trzy załączniki do umowy najmu okazjonalnego

To jest serce najmu okazjonalnego. Standardowo do umowy dołącza się trzy dokumenty (wyjątek dla beneficjentów ochrony czasowej opisujemy niżej) i to właśnie one dają właścicielowi szybką ścieżkę odzyskania mieszkania.

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.

2. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać, gdyby doszło do egzekucji.

3. Oświadczenie właściciela tamtego lokalu (albo osoby, która ma do niego tytuł prawny), że zgadza się na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Na żądanie wynajmującego podpis na tym oświadczeniu musi być notarialnie poświadczony.

Rada praktyczna dla właściciela: żądaj notarialnego poświadczenia podpisu pod zgodą z punktu 3. Kosztuje niewiele, a bez niego w razie sporu najemca może twierdzić, że podpis pod zgodą nie pochodzi od osoby, która rzekomo ją wyraziła. To jedno zdanie w umowie oszczędza miesiące.

Ile kosztuje notariusz

Ustawa ustala górną granicę wynagrodzenia notariusza za oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji: nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu obowiązującym w 2026 roku, czyli 4 806 zł, daje to maksymalnie 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł brutto po doliczeniu 23% VAT. Do tego dochodzą wypisy aktu: maksymalnie 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę każdego wypisu. To limity, nie ceny: w praktyce notariusze często biorą mniej.

Kto płaci? Ustawa tego nie rozstrzyga, a w praktyce koszt ponosi zwykle najemca, bo to jego oświadczenie. Warto to jednak zapisać w umowie wprost, żeby nie było o czym dyskutować u notariusza. Notarialne poświadczenie podpisu pod zgodą właściciela wskazanego lokalu jest osobną, znacznie tańszą czynnością.

Co, jeśli najemca straci wskazany lokal

Zdarza się, że rodzice albo znajomi, którzy zgodzili się na wskazanie ich mieszkania, sprzedają je albo cofają zgodę. Ustawa przewiduje to wprost: najemca ma 21 dni od dnia, w którym się o tym dowiedział, żeby wskazać nowy lokal i przedstawić nowe oświadczenie jego właściciela. Jeżeli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej 7-dniowym okresem wypowiedzenia.

Najemca z zagranicy i najemca z Ukrainy będący beneficjentem ochrony czasowej

Dla cudzoziemców zasadą jest przedstawienie wszystkich załączników wymaganych przy najmie okazjonalnym. Wyjątek dotyczy najemcy będącego beneficjentem ochrony czasowej na podstawie przepisów dotyczących obywateli Ukrainy. Od 5 marca 2026 roku taki najemca nie musi wskazywać lokalu zastępczego ani przedstawiać zgody jego właściciela, a w razie utraty takiego lokalu nie musi wskazywać nowego w 21 dni. Wynika to z art. 112e ustawy z dnia 23 stycznia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 203). Notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest nadal wymagane.

Drugą praktyczną kwestią jest język. Oświadczenie składa się u polskiego notariusza. Jeżeli najemca nie zna wystarczająco języka polskiego, notariusz może sam dokonać tłumaczenia, o ile ma urzędowo potwierdzoną znajomość danego języka; w pozostałych przypadkach przy akcie potrzebny jest tłumacz przysięgły.

Prawników od umów najmu znajdziesz w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Łodzi, Gdyni i Poznaniu, a jeżeli wolisz konsultację zdalną, także online.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego: termin, którego nie wolno przegapić

To jest element, na którym najem okazjonalny najczęściej się sypie, bo dzieje się już po podpisaniu umowy, kiedy wszyscy uważają sprawę za załatwioną.

Właściciel musi zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania, a nie ze względu na położenie wynajmowanego mieszkania, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Liczy się dzień, od którego najemca może korzystać z lokalu według umowy, a nie dzień podpisania. Na żądanie najemcy właściciel musi okazać potwierdzenie zgłoszenia.

Jak zgłosić

Ustawa nie przewiduje urzędowego formularza. Zgłoszenie jest zwykłym pismem, które powinno wskazywać właściciela, najemcę, adres lokalu, datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia najmu i okres, na jaki umowa została zawarta. Część izb administracji skarbowej publikuje na swoich stronach własne wzory takiego zgłoszenia; korzystanie z nich jest wygodne, ale nie obowiązkowe. Zgłoszenie można złożyć osobiście w urzędzie, wysłać pocztą albo przesłać elektronicznie: przez „Pismo ogólne" w e-Urzędzie Skarbowym albo przez e-Doręczenia. ePUAP nie jest już dobrym kanałem: od 1 stycznia 2026 roku pismo wniesione przez osobę prywatną do organu podatkowego za pomocą ePUAP zasadniczo nie jest skutecznie doręczone. Niezależnie od drogi zachowaj potwierdzenie złożenia, bo będzie potrzebne, jeśli kiedykolwiek przyjdzie odzyskiwać mieszkanie.

Co się dzieje, gdy zgłoszenia nie ma

Skutek jest surowy i działa automatycznie. Bez zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i 19d ustawy, czyli przepisów o opłatach i podwyżce czynszu przy najmie okazjonalnym oraz o żądaniu opróżnienia lokalu i wniosku o klauzulę wykonalności. Odpada też część wyłączeń ochrony lokatorskiej z art. 19e, które działają tylko pod warunkiem zgłoszenia. Właściciel traci więc przewagę, dla której wybrał tę formę: zamiast wezwania i wniosku o klauzulę musi odzyskiwać lokal na zasadach ogólnych, w drodze sprawy o eksmisję. Koszty notariusza nie dają wtedy tej ścieżki, dla której zostały poniesione.

Ustaw sobie przypomnienie w dniu podpisania umowy. 14 dni mija szybko, zwłaszcza gdy najem zaczyna się od razu po podpisaniu. Najprostsza praktyka: złożyć zgłoszenie tego samego dnia, w którym najemca odbiera klucze.

Kaucja: ile wolno wziąć i kiedy oddać

Zawarcie umowy można uzależnić od wpłaty kaucji. Jej wysokość nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. Kaucja zabezpiecza należności właściciela przy opróżnieniu lokalu i koszty ewentualnej egzekucji.

Właściciel zwraca kaucję w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu tego, co mu się należy: zaległego czynszu, opłat czy kosztów naprawy szkód ponad zwykłe zużycie. Żeby uniknąć sporu o to, co jest szkodą, a co zużyciem, warto przy wydaniu kluczy spisać protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników i zdjęciami. Wzór umowy niżej ma na to osobny załącznik.

Czynsz i opłaty: co właściciel może pobierać

Poza czynszem właściciel może pobierać wyłącznie opłaty niezależne od siebie, czyli takie jak prąd, woda, gaz czy wywóz śmieci, chyba że umowa stanowi inaczej. Jeżeli więc chcesz, żeby najemca płacił też na przykład zaliczki do wspólnoty, wpisz to w umowie. Podwyżka czynszu w trakcie najmu jest możliwa wyłącznie na warunkach określonych w umowie. Umowa, która o podwyżkach milczy, oznacza czynsz stały przez cały okres najmu.

Jak zakończyć najem okazjonalny i co zrobić, gdy najemca się nie wyprowadza

Umowa wygasa z upływem czasu, na jaki ją zawarto, albo rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie przez właściciela w trakcie umowy jest możliwe w sytuacjach, które ustawa przewiduje dla każdego najmu mieszkania, między innymi gdy najemca używa lokalu w sposób sprzeczny z umową albo go niszczy, gdy zalega z czynszem lub opłatami za co najmniej trzy pełne okresy płatności mimo uprzedzenia o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczenia dodatkowego miesięcznego terminu, albo gdy podnajął lokal bez pisemnej zgody właściciela. Wypowiedzenie przez najemcę umowy zawartej na czas oznaczony jest co do zasady możliwe w przypadkach wskazanych w umowie, dlatego dobra umowa je wylicza. Niezależnie od umowy najemca ma jednak ustawowe prawo do rozwiązania umowy w niektórych sytuacjach, między innymi gdy lokal ma wady uniemożliwiające umówione używanie (art. 664 § 2 Kodeksu cywilnego) albo wady zagrażające zdrowiu najemcy lub osób z nim zamieszkujących (art. 682 Kodeksu cywilnego). Wzór niżej uwzględnia oba rodzaje podstaw.

Jeżeli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie, procedura ma trzy kroki:

1. Żądanie opróżnienia lokalu. Właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie z podpisem urzędowo poświadczonym, skierowane do najemcy oraz osób z nim zamieszkujących. Żądanie musi wskazywać strony, umowę, przyczynę jej ustania oraz termin opróżnienia, nie krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia. Bezpieczniej określić termin jako „7 dni od dnia doręczenia" niż konkretną datą, bo opóźnienie poczty może skrócić ustawowe minimum.

2. Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności. Po bezskutecznym upływie terminu właściciel składa w sądzie wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. Do wniosku dołącza: żądanie opróżnienia z dowodem doręczenia albo nadania listem poleconym, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

3. Egzekucja komornicza na podstawie aktu z klauzulą, czyli tytułu wykonawczego. Komornik najpierw bada możliwość usunięcia najemcy do lokalu wskazanego w załączniku do umowy. Jeżeli ten lokal nie jest dostępny, zastosowanie może znaleźć dalszy tryb egzekucyjny z art. 1046 Kodeksu postępowania cywilnego.

To jest właśnie przewaga najmu okazjonalnego: nie trzeba uzyskiwać wyroku eksmisyjnego, bo właściciel przechodzi od razu do postępowania o nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności. Szczegóły tego, co przy najmie okazjonalnym dzieje się z okresem ochronnym i tymczasowym pomieszczeniem, opisujemy w tekście wstrzymanie eksmisji. Dla porównania, jak wygląda zwykła droga sądowa i ile kosztuje, piszemy w artykule pozew o eksmisję.

Co może się zmienić. W Sejmie toczą się prace nad poselskim projektem (druk nr 2447), który obniżałby próg zaległości uprawniający do wypowiedzenia z trzech pełnych okresów płatności do jednego. Jest to projekt, a nie obowiązujące prawo, i do czasu jego uchwalenia nic nie zmienia w umowach zawieranych dziś.

Jeżeli sprawa trafi do komornika, prawników od eksmisji znajdziesz między innymi w Katowicach, Gdańsku, Poznaniu i online.

Wzór umowy najmu okazjonalnego i załączników do pobrania

Przygotowaliśmy trzy dokumenty w formacie Word:

• Wzór umowy najmu okazjonalnego z protokołem zdawczo-odbiorczym i wzorem oświadczenia właściciela lokalu wskazanego przez najemcę. Umowa zawiera paragrafy o kaucji, opłatach, mechanizmie podwyżki czynszu, przyczynach wypowiedzenia i obowiązku wskazania nowego lokalu w 21 dni, a także warianty dla kilku najemców i dla najemcy objętego ochroną czasową oraz potwierdzenie przekazania świadectwa charakterystyki energetycznej.

• Wzór zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.

• Wzór żądania opróżnienia lokalu, do podpisania z urzędowym poświadczeniem podpisu.

Czego we wzorach nie ma i nie może być: oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji. Ten dokument sporządza notariusz w formie aktu notarialnego i żaden wzór go nie zastąpi.

Wzory są ogólne i trzeba je dopasować do konkretnej sytuacji. Jeżeli wynajmujesz mieszkanie o dużej wartości albo najemcy z nietypową sytuacją, warto, żeby umowę przejrzał prawnik przed podpisaniem.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest najem okazjonalny?

To umowa najmu mieszkania zawierana przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności w zakresie wynajmowania lokali, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat. Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i co do zasady wskazuje lokal, do którego się wyprowadzi. Dzięki temu po końcu umowy właściciel może odzyskać mieszkanie bez procesu o eksmisję.

Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym?

Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie najemcy nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 roku 480,60 zł netto (591,14 zł z VAT). Do tego dochodzą wypisy, maksymalnie 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę każdego wypisu. W praktyce kwota bywa niższa niż limit.

W jakim terminie trzeba zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

W ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania właściciela. Termin liczy się od rozpoczęcia najmu, a nie od podpisania umowy.

Co, jeśli właściciel nie zgłosi umowy do urzędu skarbowego?

Nie stosuje się art. 19c i 19d ustawy oraz części wyłączeń ochrony lokatorskiej. Właściciel nie może skorzystać z szybkiej ścieżki przez żądanie opróżnienia i klauzulę wykonalności i musi odzyskiwać lokal na zasadach ogólnych.

Jak wysoka może być kaucja przy najmie okazjonalnym?

Najwyżej sześciokrotność miesięcznego czynszu z dnia zawarcia umowy. Właściciel zwraca ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu swoich należności.

Czy najemca może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego przed czasem?

Co do zasady w przypadkach przewidzianych w umowie, bo umowa jest zawarta na czas oznaczony, dlatego warto je wpisać. Niezależnie od umowy najemca może rozwiązać umowę w sytuacjach przewidzianych w ustawie, na przykład gdy wady lokalu uniemożliwiają jego używanie albo zagrażają zdrowiu.

Czy najemca z Ukrainy musi wskazać lokal zastępczy?

Decyduje status, a nie samo obywatelstwo. Zasadą jest komplet trzech załączników, ale najemca będący beneficjentem ochrony czasowej nie musi wskazywać lokalu zastępczego ani przedstawiać zgody jego właściciela (art. 112e ustawy z 23 stycznia 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 203). Notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest wymagane zawsze.

Czy małżonek, który nie podpisał umowy, też jest najemcą?

Może nim być. Jeżeli lokal służy zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych rodziny, oboje małżonkowie mogą stać się najemcami z mocy art. 680¹ Kodeksu cywilnego. Dlatego przy najmie okazjonalnym najbezpieczniej wymienić oboje w umowie i zadbać, żeby każde z nich złożyło oświadczenie o poddaniu się egzekucji.